Ana Paula Rodrigues Alves

Gerenciamento do tempo e produtividade

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de se fazer tudo e bem feito” – Pitágoras



Todos nós sabemos a importância de administrar o tempo no nosso dia a dia. Muitas vezes essa tarefa é bastante difícil, pois estamos expostos à poluição sonora, visual e a grande quantidade de informações em nosso cotidiano, o que consequentemente diminui o foco e o rendimento.

Saber gerenciar o tempo é fundamental para atingir o sucesso, alcançar a produtividade sem precisar dispor de horas extras de trabalho, o que refletirá diretamente na qualidade de vida.

Mesmo na advocacia onde vários imprevistos acontecem como um cliente que é atendido sem prévio agendamento, ou outras situações inesperadas e comuns no ambiente corporativo, é possível organizar e planejar a rotina, adotando estratégias para um melhor gerenciamento do tempo.

Saber delegar tarefas faz com que se ganhe tempo para se dedicar a aspectos mais importantes do seu trabalho e a sua equipe de colaboradores desenvolve novas habilidades.

Para que seja eficaz é preciso identificar o perfil, as habilidades técnicas e os pontos fortes de cada colaborador e, com base nisso, delegar as tarefas assertivamente. A comunicação deve ser clara e objetiva e a estipulação de prazos é essencial para que possa acompanhar e avaliar o desempenho e comprometimento do colaborador.

Essa estratégia apresenta vários pontos positivos como a integração e motivação da equipe, maior tempo disponível para coordenação, relacionamento com os clientes, foco em atividades importantes que gerem resultados positivos e lucrativos, dentre outras.

Outro mecanismo efetivo na gestão do tempo são as reuniões produtivas. A reunião é uma ferramenta de gestão legal de grande relevância na administração de um escritório de advocacia. Porém, quando não se tem um objetivo claro e definido, há um grande desperdício de tempo e perda de foco.

Para otimizar as reuniões e ganhar maior produtividade é importante seguir algumas premissas: estabelecer um calendário de reuniões, com objetivo, participantes, dia, horário e duração; desligar os celulares, tabletes e demais aparelhos de comunicação a fim de manter o foco de todos os envolvidos; utilizar formulários de pauta e ata para organizar as informações, decisões tomadas e evidenciar os resultados de cada reunião;

Compreendido esses pontos, passa-se à analise da agenda corporativa. A funcionalidade desse objeto é tão importante quanto qualquer outro instrumento de trabalho. Hoje existem aplicativos para gerenciar tarefas, agendas online ou físicas, várias formas de organizar a rotina do escritório. A agenda integra não apenas os atendimentos dos clientes, audiências e demais compromissos do advogado, como também é ferramenta eficaz de controle e produtividade, desde que bem utilizada.

Com a correta gestão da agenda é possível evitar uma série de problemas, como o acúmulo de atendimento a clientes para o mesmo horário; desordem, atrasos, estresse, perda de tempo e compromissos e o mais grave deles, a perda de prazos. Sabendo identificar quais as necessidades de seu escritório é fácil organizar as atividades do dia a dia.

Em suma, há diversas estratégias para gerenciar o tempo e proporcionar maior rentabilidade, essas são apenas algumas. O importante é manter o foco e a disciplina, e lembre-se a produtividade está relacionada ao aproveitamento do tempo, recursos e talentos para o bom desempenho das tarefas.

Ana Paula Rodrigues Alves

Consultora especialista em planejamento, estratégia, serviços, societário e gestão de pessoas pela Radar Gestão para Advogados.